فدراسیون اتاق های بازرگانی جهان (دبلیو سی اف/WCF) 
مرکز بین المللی تجارت خصوصی
مرکز بین المللی تجارت خصوصی از طریق تجارت خصوصی و اصلاحات بازار محور، در سراسر جهان به حاکمیت مردمی استحکام می بخشد. مرکز بین المللی تجارت خصوصی وابسته به اتاق بازرگانی ایالات متحده آمریکا است.
فدراسیون اتاق های بازرگانی جهان (دبلیو سی اف/WCF) در سال 1951 از سوی اتاق بازرگانی بین المللی )آی سی سی/(ICC تأسیس شد، تا پشتیبان اعضای آن در اتاق های بازرگانی سراسر جهان باشد. دبلیو سی اف نهادی غیرسیاسی و غیردولتی است، که منافع تمامی اتاق های بازرگانی و صنعت را در سطوح محلی، ملی، منطقه ای، دوجانبه، و انتقالی، نمایندگی می کند.
مقدمه
حاکمیت شرکتی مناسب و خوب برای ایجاد اتحادیه های تجاری که مستقل و عملگرا باشند، بتوانند عضو- محور بودنشان را گسترش بخشند، خدمات عضویت ارائه کنند، بتوانند عوامل مالی مسئول باشند، و به نحوی مؤثر منافع اعضای خود در روند خط مشی دولتی را نمایندگی کنند، حیاتی است.
این حاکمیت عموما به عنوان یک سری اصول، موازین حقوقی، سازوکار، و عملیاتی، تعریف و تبین می گردد، که اتحادیه ها را مدیریت و کنترل می کنند. بخش اصلی حاکمیت شرکتی مناسب و خوب، رهبری مؤثر است که نماینده اعضای آن می باشد، با تمامی اعضاء عادلانه رفتار می کند، و عملکردش در خدمت بالاترین و بهترین منافع سازمان قرار دارد. همچنین در نظر گرفتن سازوکار دمکراتیک برای گزینش رهبری، احراز اطمینان از روند شفاف و مسئولانه تصمیم سازی، و جداکردن عملکرد مدیریت از حاکمیت شرکتی در اتحادیه ها، عوامل و اصول کلیدی حاکمیت شرکتی مناسب و خوب به شمار می روند.
مرکز بین المللی تجارت خصوصی و فدراسیون اتاق های بازرگانی جهان (دبلیو سی اف/WCF) به منظور تسهیل حاکمیت شرکتی مناسب و خوب در اتحادیه های تجاری، این اصول را گسترش دادند. اصولی که زمینه دستورکار اولیه برای گسترش و تقویت سازوکارهای خاص در پیوند با حاکمیت شرکتی مناسب و خوب را، آماده می کنند. این اصول با توجه به منحصر بفرد بودن هر کشور، تفاوت بین ساختارهای سازمانی، و محیط کار متفاوت، تلاش ندارد که فهرستی از نسخه ها را ارائه دهد، که اتحادیه ها حتما از آنها پیروی کنند. بلکه برعکس هدف این اصول تبیین و اتخاذ طیفی گسترده از دستورالعمل های حاکمیت شرکتی است، که اتحادیه های تجاری کشورهای گوناگون بتوانند عملکرد موجود خود را ارزیابی کنند. همچنین برای گسترش و بهبود ضرورت های مورد نظر خویش، ابتکاراتی به کار بگیرند. چراکه می دانیم که این اصول به تنهایی سبب ایجاد حاکمیت شرکتی مؤثر، مناسب، و خوب نمی شوند. بلکه تغییر واقعی مستلزم سازوکارها، و ابزار محکم و عملی برای اجرا و عمل می باشد.
ما این اصول را در اتحادیه های تجاری، اتاق های بازرگانی، فدراسیون های اتحادیه هایی که در سطوح بین المللی، ملی، منطقه ای، و محلی عمل می کنند، قابل اجرا می دانیم. چراکه به سبب این اصول، اتحادیه های تجاری، اتاق های بازرگانی، و فدراسیون های اتحادیه ها را، به عنوان هیئت های تجاری تعریف می کنیم که خواه به صورت سرمایه گذاران خصوصی و خواه به شکل شرکت ها و یا سازمان ها، نماینده منافع جمعی اعضای خود هستند. ما این را برسمیت می شناسیم که هیئت های تجاری می توانند شکل های گوناگونی داشته باشند، زیر تعهدات اجباری و قانونی گوناگون کار کنند، و انواع مختلف عضویت در سراسر جهان به صورت اجباری، اختیاری، و ترکیبی از این دو، هستند.(1) بااینهمه این اصول بین انواع مخنتلف عضویت تفاوتی قائل نمی شود، و فارغ از ساختار عضویتی آنها، دستورالعمل هایی برای ایجاد سازمان های تأثیرگزار فراهم می آورد.
1- برای اطلاعات بیشتر در مورد انواع مختلف عضویت در سازمان های تجاری، به “اتاق های بازرگانی ملی: مقدمه ای بر سازمان و نقش سیستم های اتاق های بازرگانی” به قلم مارکوس پیلگریم و رالف می یر، و منتشر شده از سوی مرکز بین المللی تجارت خصوصی (1995) مراجعه کنید.
http://www.cipe.org/programs/ba/pdf/Chamber_Primer.pdf
پذیرش و برسمیت شناختن
ما با برسمیت شناختن و پذیرش اهمیت حاکمیت شرکتی در ایجاد اقتصادها و شرکت های شفاف و تجدید پذیر، از اصول حاکمیت شرکتی سازمان توسعه و همکاری اقتصادی (ئو ئی سی دی/OECD) به عنوان مبنای این اصول استفاده کردیم. ازآنجا که اتحادیه های تجاری نمایندگان بخش خصوصی هستند، باید بر بالاترین مجموعه از اصولی که با بهترین عملکرد در این بخش مطابقت دارند، صحه بگذارند و آنها را بپذیرند. بنابراین ما با استفاده از اصول ئو ئی سی دی چهارچوبی کلی ایجاد کردیم، که بر اعضای اتحادیه ها و حقوق و مسئولیت هایشان، قوانین و مسئولیت های اعضای هیئت مدیره، و ملزومات آشکار کاری و شفافیت، تمرکز دارد. در عین حال باید توجه داشت که برخی از عوامل ویژه در پیوند با ماهیت اتحادیه های تجاری، سبب تفاوت این اصول می شوند. این عوامل عمدتا این هستند که اتحادیه های تجاری غیرانتفاعی و سازمان های عضو- محور می باشند، ساختار حاکمیتشان از اعضایی تشکیل می شود که حق عضویت می پردازند، و اعضای هیئت مدیره شان عموما پولی دریافت نمی کنند.
فهرست مندرجات
حاکمیت شرکتی تأثیرگزار اتحادیه های تجاری
اصول حاکمیت شرکتی برای اتحادیه های تجاری
اول- ایجاد اتحادیه های مستقل، و اهداف- و- اعضاء- محور
دوم- اعضاء به عنوان صاحبان اتحادیه ها
سوم: رفتار یکسان با اعضاء
چهارم: نقش، ساختار، و مسئولیت های هیئت مدیره
پنجم: آشکار کاری و شفافیت
ششم: روابط با سهامداران
هفتم: احراز اطمینان از چهارچوب اصولی برای اداره اتحادیه های تجاری
حاکمیت شرکتی تأثیرگزار اتحادیه های تجاری
در خلال چند دهه گذشته حاکمیت شرکتی از موضوعی دارای اهمیت برای شرکت های بزرگ عمومی در اقتصادهای اصلی، به مسئله ای تبدیل شده که در کشورهای بزرگ و کوچک دلمشغولی کسب و کارهای بخش خصوصی و دولتی می باشد. بگونه ای که اینک در سراسر جهان اتحادیه های تجاری و اتاق های بازرگانی با مسائل مشابهی در باره حاکمیت شرکتی روبرو هستند، که شرکت ها از دهه 1990 با آنها سروکار داشته اند. اما این توافق دارد حاصل می شود که همانگونه که مفهوم کلی حاکمیت شرکتی برای اتحادیه ها نسبی می باشد، برای شرکت ها هم هست. به همین سبب سازوکار حاکمیت شرکتی اتحادیه ها نه تنها در سازمان های بزرگ موجود در بازارهای توسعه یافته قابل اجراست، بلکه در اتحادیه های کوچک اقتصادهای رو به رشد نیز، اگر مهمتر نباشد، از اهمیت یکسانی برخوردار است.
اجرای مفهوم کلی حاکمیت شرکتی در اتحادیه های تجاری، با خط مشی ها، اصول، سازوکار، و عملکرد مدیریت و کنترل سازمان ها، سروکار دارد. حاکمیت شرکتی مناسب و خوب در بطن ایجاد اتحادیه های تجاری دارای نیروی محرکه، تجدید پذیر، مستقل، نماینده اعضاء، و تأثیرگذار، قرار دارد. و این چهارچوب کاری حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری است. همچنین یکی از عوامل کلیدی ایجاد اتحادیه های تجاری می باشد که می توانند نقش خود در تقویت اعضاء را ایفا نمایند، و در کلیه سطوح دولت نماینده منافع بخش خصوصی در روند خط مشی دولتی باشند.
در مورد حاکمیت شرکتی سازمان های غیرانتفاعی، برخی دستورالعمل های متفاوت وجود دارند. البته می توان بسیاری از این دستورالعمل ها را، در مورد اتحادیه های تجاری هم به کار گرفت و عملی کرد. اما به سبب تفاوت ماهیت اتحادیه های تجاری با سازمان های غیرانتفاعی، مستلزم نگرش و روشی ویژه است. چراکه اتحادیه های تجاری سازمان هایی عضو – محور هستند، مسئولیتشان در قبال اعضائی است که حقوق می گیرند، و همچنین ساختار حاکمیت شرکتی اتحادیه ها را تشکیل می دهند.
این اصول از آن رو ایجاد شده اند، که نقطه آغازی برای گسترش و بهبود روند حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری فراهم آورند. البته اجرای این اصول، دلبخواهی و داوطلبانه است. اما تشخیص دادن این مسئله اهمیت دارد که اتحادیه های تجاری باید در عملکرد حقوقی و قانونی خویش، تمامی ملزومات مربوطه را رعایت کنند.
این اصول با استفاده از داده های اتحادیه های تجاری سراسر جهان ایجاد شده اند، که بر مناسب و قابل اجرایی بودن آنها تأکید دارند.
اصول حاکمیت شرکتی برای اتحادیه های تجاری
اول- ایجاد اتحادیه های مستقل، و اهداف- و- اعضاء- محور
چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید سبب به وجود آمدن استقلال، اثرگزاری، و اتحادیه های تجاری هدف- محور شود که نماینده اعضای خود باشند، ایجاد ارزش کنند، و در جامعه نقشی گسترده ایفا نمایند. برای کسب این دستاوردها، موارد زیر ضرورت دارد:
الف: اتحادیه های تجاری باید در حاکمیت شرکتی، اصول دمکراتیک را در پیش بگیرند. چراکه این مسئله به انتخاب اعضای هیئت مدیره، فعالیت های آنان، و نحوه رفتار با اعضاء، پیوند پیدا می کند. تمرکز باید بر ایجاد روندی شفاف برای انتخاب رهبری، و تصمیم سازی باشد. در عین حال گرچه ممکنست سطوح عضویت های مختلف، حقوق و الزامات متفاوتی داشته باشند، اما اتحادیه ها باید با تمامی اعضاء به عدالت رفتار کنند، در تصمیمات و فعالیت هایشان شفاف باشند، و دسترسی یکسان به اطلاعات را فراهم آورند.
ب: چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید احراز اطمینان کند که این اتحادیه ها نماینده منافع گسترده اعضای خود هستند، و اعضاء می توانند آنها را پاسخگو به شمار آورند.
پ: اتحادیه ها نباید در حاکمیت شرکتی و اعمال مدیریت، زیر نفوذ عوامل و افراد بیرون از سازمان خود باشند.
ت: تصمیم سازان اتحادیه ها باید در انجام مسئولیت های خود، از اعمال نفوذهای بی مورد و ناحق اعضاء نیز، فارغ باشند.
ث: تصمیم سازان باید در عملکرد خود بی طرف باشند، وظایف خویش را با دقت انجام دهند، از تضاد منافع بپرهیزند، و عملکردشان بگونه ای باشد که بالاترین منافع را برای اتحادیه به همراه بیاورد. در این راه، رعایت موارد زیر لازم است:
1- تضاد منافع باید به طور شفاف در اسناد مربوط به حاکمیت شرکتی اتحادیه ها تبیین شود.
2- شرح وظایف و مسئولیت های تصمیم سازان باید به طور شفاف تبیین شود. همچنین باید برای احراز اطمینان از اینکه عملکردها منطبق با شرح وظایف هستند، شرح وظایف و مسئولیت های مورد اشاره به نحوی مناسب مورد بررسی قرار بگیرند، و به روز درآورده شوند.
3- مقاصد کاملا تعریف شده که در راستای اهداف کلی سازمان ها هستند، باید نصب العین تصمیم سازان قرار بگیرند.
ج: ساختار هیئت مدیره باید بگونه ای باشد، که به نحوی مناسب اعضاء را نمایندگی کند.
چ: چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید احراز اطمینان نماید که اعضای هیئت مدیره و کارکنان، مسئول و پاسخگوی عملکرد و تصمیم های خود هستند. در عین حال باید یک سیستم مناسب مدیریتی متشکل از روابط سازنده بین هیئت مدیره و کارکنان، برقرار شود.
ح: برنامه ها و فعالیت های اتحادیه ها، باید در راستای مأموریتشان باشد.
خ: چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید از بی طرف ماندن اتحادیه ها، احراز اطمینان نماید.
د: چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید برای مدیریت خطرپذیری (ریسک) و کنترل داخلی، سیستمی بی کم و کاست ایجاد کند.
ر: مأموریت اتحادیه ها باید در روندی دمکراتیک توسط اعضای آنها تعیین شود، و بازتاب منافع کلیه این اعضاء باشد. در عین حال این مأموریت باید به طور منظم مورد بازبینی و ارزیابی قرار گیرد، تا به نحو مقتضی و مناسب بازتاب سازمان باشد. اعضاء باید از این مأموریت آگاهی داشته باشند.
س: چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید به گونه ای مناسب بازتاب طرح راهبردی باشد.
ش: چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید دستورالعملی به وجود بیاورد که بتوان براساس آن تعیین کرد، که اعضاء در چه مواقعی اجازه دارند در فعالیت های خود از نام اتحادیه استفاده کنند.
ف: چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید در هنگام ایجاد خط مشی عمومی اتحادیه ها، در پی ایجاد کمیته های در پیوند با خط مشی باشد، که به گونه ای مناسب و در روندی کاملا آگاهانه و دمکراتیک، منافع اعضاء را نمایندگی کنند.
ق: تصمیم سازان باید در تصمیمات خود برای ایجاد و یا لغو کمیته های خط مشی شفاف باشند، تا احراز اطمینان شود اینگونه کمیته ها بازتاب منافع سازمان، و نه اعضای منفرد، هستند. همچنین چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید برای تعامل با کمیته های خط مشی نیز، دستورالعمل های کتبی داشته باشند. هیئت مدیره باید از هماهنگی این دستورالعمل ها، احراز اطمینان نماید.
مسئولیت های این کمیته های خط مشی به قرار زیر است:
1- تعیین و فوریت بندی مشکلات موجود و در حال پیدایش
2- ایجاد خط مشی های در پیوند با مسائل موجود
3- فراهم آوردن زمینه پشتیبانی از تحلیل خط مشی ها و تلاش های ارتباطی
ن: قوانین، روند ایجاد، و ترکیب کمیته ها، باید شفاف و آشکار باشند.
ه: چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید روندهای شفاف برای جریان اطلاعات، و تعامل بین کمیته های خط مشی و هیئت مدیره را به وجود بیاورد.
دوم- اعضاء به عنوان صاحبان اتحادیه ها
چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید تشخیص دهد که موجودیت خود را از اعضاء می گیرد، و ایشان زیربنای این موجودیت هستند. بنابراین باید به آنها این توانایی را بدهد، که به عنوان صاحبان آگاه و فعال عمل کنند. همچنین احراز اطمینان نماید که حاکمیت شرکتی به گونه ای شفاف، پاسخگو، و همراه با حرفه ای بودن لازم و مؤثر، اعمال و انجام می شود.
الف: حقوق اصلی اعضاء شامل موارد زیر می باشد:
1- حق کسب اطلاعات مربوطه در باره اتحادیه، در روندی دائمی و بموقع
2- حق مشارکت و رأی دادن در نشست های عمومی
3- حق اینکه بخشی از روند تصمیم سازی باشند
ب: وظایف اصلی اعضاء شامل موارد زیر است:
1- فعال بودن در سازمان
2- پرداخت حق عضویت به طور کامل و بموقع
3- وفادار ماندن به سازمان، و تضعیف نکردن آن
4- رعایت قوانین
ج: حقوق و مسئولیت های اعضاء باید به نحوی روشن در قوانین تبیین گردند، و برای تمامی این اعضاء قابل دسترسی باشند.
ح: اعضاء باید با توجه به انواع گوناگون تشکیل هیئت مدیره، براساس قوانین و روندهای شفاف، در شکل گیری این هیئت مدیره و عزل اعضای آن، دست اندر کار باشند.
خ: اعضاء حق مشارکت در تصمیمات در پیوند با تغییرات اساسی در ساختار اتحادیه ها از جمله اصلاحیه ها و ضمیمه ها به مفاد و قوانین شرکت، و همچنین اسناد مشابه در مورد مقررات و قوانین حاکم بر اتحادیه ها را، دارند. در عین حال آگاهی داشتن از این مسائل نیز، حق آنها به شمار می رود.
د: ساختار حاکمیت شرکتی، باید به گونه ای مناسب بازتاب ترکیب اعضای اتحادیه ها باشد.
ر: اعضاء باید از موقعیت مشارکت مؤثر، و رأی دادن در نشست های عمومی برخوردار باشند. همچنین باید قوانین از جمله روند رأی دادن حاکم بر این نشست ها، به آگاهی آنها برسد.
س: چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید به تمامی اعضاء توانایی استفاده عملی از حقوق مالکیتشان را بدهد.
ش: اعضاء باید بگذراند، که هیئت مدیره مسئولیت خود را انجام دهد
ف: اعضاء باید به مواضع سازمانی در مسائل خط مشی های عمومی که به نفع کلیه آنها اتخاذ می شوند، احترام بگذارند.
سوم: رفتار یکسان با اعضاء
چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید بر اساس آنچه در پی خواهد آمد، از رفتار یکسان و عادلانه با کلیه اعضاء احراز اطمینان نماید.
الف: باید رفتار با کلیه اعضاء که در یک سطح از عضویت هستند، یکسان باشد.
ب: اگر سطوح گوناگونی از عضویت وجود دارد، باید به روشنی تبیین گردد و برای کلیه اعضاء قابل دسترسی باشد.
د: روندها و معیارهای نشست های عمومی باید این اجازه را بدهند، که رفتار با کلیه اعضاء یکسان باشد. همچنین معیارها نباید سبب شوند که رأی دادن به گونه ای توجیه ناپذیر، مشکل و یا پرهزینه گردد.
ن: دستورکار پشتیبانی، باید بازتاب نیازها و فوریت های گسترده کلیه اعضای اتحادیه ها باشد.
ه- در حالی که چنین امکانی وجود دارد که تصمیمات هیئت مدیره بر اعضاء تأثیرات متفاوت داشته باشد، اما به هر حال لازمست این هیئت با تمامی آنها به طور یکسان رفتار کند.
چهارم: نقش، ساختار، و مسئولیت های هیئت مدیره
چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید هیئت مدیره ای را به وجود بیاورد که احراز اطمینان شود که سمت و سوی راهبردی، ایجاد خط مشی، و نحوه اجرا و کارکرد را، پیگیری می نماید. همچنین از هماهنگی با مقررات، قوانین سازمانی و ملی، و استاندارهای اخلاقی مربوطه، احراز اطمینان نماید. در عین حال از طریق کارکنان حرفه ای، مدیریت مناسب را تضمین کند. مضافا اینکه ضامن شفافیت و پاسخگو بودن باشد. این مقولات از را ه های زیر ممکن می شوند:
الف: باید بین حاکمیت شرکتی و مدیریت، تفکیک روشنی وجود داشته باشد. لازمست هیئت مدیره وظایف خود را با هدف دستیابی به توازن مناسب و خوب بین اتحادیه های داوطلب- محور و کارکنان – محور، انجام دهد.
اتحادیه های تجاری برای تصمیمات کلیدی حاکمیت شرکتی و مدیریت، بر داوطلبان اتکا دارند. بنابراین حفظ روابطی مناسب بین داوطلبان و کارکنان حقوق بگیر، دلمشغولی اصلی و عمده یک حاکمیت شرکتی خوب و مناسب است. زیرا از یک سو داشتن اتحادیه های داوطلب- محور که داوطلبان بخش اعظم تصمیمات سازمانی در سطح خط مشی و مدیریتی را می گیرند، فوایدی دارد. از دیگر سو اتحادیه های کارکنان- محور که ممکنست داوطلبان آنها بیشتر زیر نظر کارکنان انجام وظیفه نمایند نیز، دارای مزایایی هستند. بنابراین به هیچ روی نمی توان گفت که کدامیک از دو مدل سازمان های کارکنان- محور و یا داوطلب- محور، به خودی خود درست و یا غلط هستند. به همین سبب چالش اصلی پرهیز از افراط و تفریط، و کسب تعادلی مناسب بین این دو مدل مختلف است. این کار از طریق گسترش ساختار حاکمیت شرکتی بدست می آید، و سبب می شود که هم داوطلبان و هم کارکنان، نقش محوری و مسئولیت های خود را انجام دهند.
در چنین مواردی داوطلبان باید بر انجام وظایف هیئت مدیره تمرکز کنند، تا کارکنان بتوانند در اتحادیه ها وظایف مدیریتی را انجام دهند. این در حالی است که در بسیاری از اوقات داوطلبان به جای اینکه بر حاکمیت شرکتی تمرکز کنند، وظایف مدیریتی را انجام می دهند. این امر در بسیاری از اتحادیه های سراسر جهان، مشکلی جدی شده است. مشکلی که می تواند به سبب کمبود کارکنان حرفه ای یعنی نیروی انسانی، و یا کمبود منابع مالی باشد. اما در هر دو صورت راه حل اینست، که حتما ظرفیت کاری کارکنان موجود برای انجام نقش های مورد نیاز را، افزایش داد. زیرا در دراز مدت، نفع چنین اقدامی برای اتحادیه ها بیشتر از این خواهد بود، که اعضای هیئت مدیره مسئولیت بیشتری را به عهده بگیرند. مسئولیتی که باید توسط کارکنان انجام شود.
ب: چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید آشکارا مسئولیت های هیئت مدیره و کارکنان اجرایی را، تبیین کند. همچنین احراز اطمینان نماید که تفکیک بین کار و مسئولیت ها، به گونه ای مناسب و خوب مدنظر قرار می گیرد.
پ: اعضای هیئت مدیره با پذیرش اهمیت جدایی حاکمیت شرکتی و مدیریت، باید به جای اینکه منفعلانه تنها در برابر نوآوری های کارکنان عکس العمل نشان دهند، در انجام مسئولیت های خود دست پیش را بگیرند.
ت: هیئت مدیره نباید مسئولیت های خود را به دوش کارکنان بگذارد.
ث: باید بین تعداد اعضای هیئت مدیره اتحادیه ها و کل اعضای آنها، تناسب ایجاد کرد. به عبارت دیگر تعداد اعضای هیئت مدیره نباید آنقدر کم باشد، که از عهده پاسخگویی مناسب و مقتضی به نیازهای کلیه اعضای اتحادیه ها برنیایند. در عین حال نباید تعداد آنها آنقدر هم زیاد بشود، که از نیازهای موجود فراتر برود.
ج: اعضای هیئت مدیره باید در عین حال که بر اساس آگاهی کامل، ایمان درست، و دقت لازم و کافی، در جهت بهترین منافع اتحادیه ها و اعضای آنها کار می کنند، از تمامی قوانین و مقررات مربوطه تبعیت نمایند.
د: چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید مهارت های تکمیلی و تجربیات اعضا خود را ارتقاء بخشد، تا از وجود هیئت مدیره ای که بتواند مسئولیت هایش را انجام دهد، احراز اطمینان نماید.
ر: چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید در مورد محدودیت دوره های عضویت در هیئت مدیره که باید با عدالت و به طور مرتب اجرا شود، دستوالعمل های روشن و قابل اتکاء فراهم آورد.
ز: هیئت مدیره اتحادیه ها باید با پذیرش حق افراد مبنی بر آزادی اظهار عقیده سیاسی، خود از نظر سیاسی بی طرف باقی بمانند.
س: هیئت مدیره اتحادیه ها باید احراز اطمینان نمایند که تمامی افرادی که در سازمان کار می کنند، به اصول پایبند هستند و سرخود کاری نمی کنند.
ش: اعضای هیئت مدیره به اعضای اتحادیه هایی که آن را نمایندگی می کنند، پاسخگو هستند.
ع: چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید برای ارزیابی و اندازه گیری عملکرد اعضای هیئت مدیره و مجریان کلیدی، ملاک هایی تعیین کند.
غ: اعضای هیئت مدیره باید در اتحادیه و کار خود به استاندارهای اخلاقی والا پایبند باشند. همچنین باید به یک مقررات اخلاقی و اجرایی، التزام داشته باشند.
ف: اعضای هیئت مدیره باید برای انجام مسئولیت های خود به اطلاعات دقیق، مربوط، و به روز، دسترسی داشته باشند. این اعضا همچنین باید در فاصله مناسب بین احراز مقام خود و آمادگی کلی برای احراز این سمت، در زمینه مربوطه آموزش ببینند.
ق: چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید از تحلیل ها و یا مشورت های کارشناسان مربوطه ای استفاده کند که خود در سازمان ها دارای منافع نباشند، تا تضاد منافع ایجاد نشود. چراکه در چنین صورتی ممکنست این منافع، مشورت ها و تحلیل های آنها را تحت تأثیر قرار دهد.
ن: اعضای هیئت مدیره باید برای احراز اطمینان از اینکه خشونت ها به گونه ای مطلوب گزارش، و بدون اذیت و آزار به آنها رسیدگی می شود، معیارهای هشدار دهنده تعیین کنند.
ه: هیئت مدیره باید وظایف کلیدی زیر را انجام دهد:
1- از هماهنگی با قوانین اتحادیه ها و اجرای این قوانین، احراز اطمینان کند.
2- اجرای راهبرد اتحادیه ها، طرح های اصلی در پیوند با عملکرد، خط مشی پیشگیری از مخاطرات، بودجه سالانه، و طرح های کاری را بازبینی، تصویب، و ردگیری نماید. همچنین باید برای مجریان کلیدی و کل سازمان، اهداف اجرایی تعیین کند. سرانجام اینکه باید بر هزینه ها و مشارکت های اصلی، نظارت داشته باشد.
البته نقش هیئت مدیره در احراز اطمینان از ایجاد و گسترش راهبردی سازمان در اتحادیه های مختلف، متفاوت است. اما دست کم باید توسط کارکنان، یک گسترش راهبردی مناسب را تصویب نماید. چراکه هیئت مدیره ها به گونه ای فزاینده در شکل گیری راهبرد و احراز اطمینان از اجرای آن توسط سازمان، نقشی پیش فعالانه در پیش گرفته اند.
هیئت مدیره باید در مورد راهبردها، مجاری بازی برای ارتباط با مدیریت داشته باشند.
3- ردگیری مؤثر بودن عملکرد حاکمیت شرکتی اتحادیه ها، و تغییرات مورد نیاز
4- انتخاب، ردگیری، و در صورت نیاز جایگزینی مسئولان اجرایی کلیدی، و همچنین پرداخت حقوق مالی آنها، و نظارت بر طرح های بعدی
5- همراستا کردن حقوق مسئولان اجرایی کلیدی با منافع درازمدت اتحادیه ها و اعضای آنان
6- احراز اطمینان از نامزدی شفاف و رسمی برای عضویت در هیئت مدیره و روند انتخابات، و در نظر گرفتن ملزومات و ویژگی های لازم که به روشنی برای اعضای هیئت مدیره تبیین شده باشد، از طریق راهکارهای زیر:
یک: قوانین نامزدی و روند انتخاب اعضای هیئت مدیره باید شفاف، و مروج رقابت باشند.
دو: روندها و معیارهای مربوطه، باید شفاف و روشن باشند.
سه: روند رأی گیری باید مشارکت اعضاء را ارتقاء بخشد، و ترغیب کند.
7- ایجاد و تقویت کمیته های کلیدی هیئت مدیره، که شامل موارد زیر می شود:
یک: کمیته حسابرسی
دو: کمیته اجرایی
سه: کمیته عضویت
چهار: کمیته نامزدی و انتخاب هیئت مدیره
پنج: کمیته اخلاقیات
شش: کمیته مدیریت مخاطرات
8- هیئت مدیره باید وظایف در پیوند با نقش خود را، به شرح زیر انجام دهد:
یک: برای مدیریت مالی شامل بحث و بازبینی بودجه، ردگیری فعالیت های مالی، و بازبینی عملکرد مالی، یک سیکل سالانه ایجاد کند.
دو: تمامی درآمدهای مقرر و غیرمقرر را بازبینی نماید.
سه: کمیته حسابرسی تشکیل دهد، و در صورت ضرورت در کار حسابرسان بیرون از سازمان تسهیل ایجاد کند.
چهار: احراز اطمینان نماید که سازمان برای اجرای برنامه های کاری، منابع کافی در اختیار دارد. همچنین از ایجاد منابع جدید در صورت ضرورت، اطمینان حاصل کند.
9- تضاد منافع بالقوه بین مدیریت و اعضای هیئت مدیره را ردگیری و مدیریت کند، و از خویش تعاملی پرهیز نماید.
10- از درستی سیستم های گزارش مالی و حسابداری اتحادیه ها از جمله حسابرسی مستقل، و اینکه سیستم های کنترل مناسب و به ویژه مدیریت مخاطرات، و کنترل عملکرد و مالی در جای خود قرار دارند، احراز اطمینان کند.
11- مادامی که در حال ساخت تصویر عمومی سازمان است، بر روند شفاف سازی و ارتباطات نظارت داشته باشد.
هیئت مدیره کاملا مسئول تبیین این مسئله است که چه کسی سخنگوی اتحادیه خواهد بود، و این شخص تحت چه شرایطی و با چه اختیاراتی، می تواند در جامعه نماینده سازمان باشد.
پنجم: آشکار سازی و شفافیت
چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید از آشکارسازی دقیق و به موقع در کلیه موارد مهم در پیوند با اتحادیه ها از جمله وضعیت مالی، عملکرد، عضویت، و حاکمیت شرکتی، احراز اطمینان کند.
مفاد و قوانین آشکارسازی باید با ملزومات قانونی کشوری که اتحادیه در آن عمل می کند، هماهنگی داشته باشد. این الزامات ممکنست قوانین آشکارسازی در پیوند با اسناد کلیدی، منابع اعتباری، جریان های مالی، و سایر مسائل مربوط به اداره اتحادیه ها را، تعیین و تصریح کنند. اصول فهرست شده در این بخش، باید به عنوان راهکارعملی مناسبی دنبال شوند. حتی اگر هیئت های عمومی و تنظیمی چنین آشکارسازی ای را لازم ندانند، این کار باید به خاطر حق اعضاء انجام بگیرد. زیرا آنها صاحبان حقیقی هستند.
الف: آشکارسازی باید شامل اطلاعات در باره مواردی باشد، که در زیر به آنها اشاره می شود. اما تنها به این موارد محدود نیست.
1- نتایج مالی و عملکرد اتحادیه ها از جمله تمامی اطلاعات مربوطه در باره پشتیبانی های منابع مالی ورای حق عضویت ها
2- مأموریت، دیدگاه ها، و اهداف اتحادیه ها
3- حق رأی دادن اعضاء
4- دستورالعمل های در پیوند با پرداخت حقوق مسئولان اجرایی کلیدی، و اطلاعات در مورد اعضای هیئت مدیره از جمله شایستگی آنان و روند انتخابشان؛ این اعضاء عموما در اتحادیه ها به صورت داوطلبی کار می کنند. اما در صورتی که به هر شکل برای کاری که انجام می دهند به آنان پولی پرداخت می شود، باید این پرداخت ها نیز آشکارا به آگاهی همه اعضاء برسند.
5- مبادلات مالی مربوط به طرفین
6- عوامل مخاطره آفرین قابل پیش بینی و احتمالی
7- مسائل در پیوند با کارکنان و دیگر سهامداران
8- مسائلی که بر چگونگی عملکرد یک اتحادیه اثر می گذارد.
9- سیاست ها و ساختار حاکمیت شرکتی و به ویژه مفاد هر قانون، خط مشی، و روندی، که این حاکمیت براساس آنها اعمال می شود.
10- مشارکت های کلیدی با سهامداران
ب: لازمست که اعضای هیئت مدیره و مسئولان اجرایی کلیدی برای این هیئت روشن کنند، که آیا مستقیم یا غیرمستقیم و یا به نیابت از سوی یک طرف سوم، در تعاملات و یا مواردی که مستقیما بر اتحادیه تأثیر می گذارند، منافع مالی دارند.
پ: اطلاعات باید بر مبنای استاندارهای سطح بالای متکی بر آشکارسازی حسابداری، مالی، و غیرمالی، آماده و اعلام شود.
ج: به منظور ایجاد اطمینان مطلوب غیر داخلی برای هیئت مدیره و اعضاء در مورد اینکه اظهارنامه ها به گونه ای درست نشانگر وضعیت مالی و عملکرد اتحادیه در کلیه موارد مالی هستند، حسابرسی سالانه باید توسط یک حسابرس مستقل، باکفایت، و واجد شرایط لازم، انجام گیرد.
د: حسابرس غیر داخلی باید به اعضاء پاسخگو باشد. همچنین در قبال اتحادیه ها موظف است که در هنگام انجام حسابرسی، دقت حرفه ای را مدنظر قرار دهد.
ه: اطلاعات مربوطه باید همواره در دسترس مصرف کنندگان آینده باشد.
ی: اتحادیه ها باید اسناد و مدارک کاری داخلی مربوطه را به خوبی حفظ و نگهداری کنند، که شامل مدارکی می شود که به شرکت مزیت رقابتی می دهند، و ممکنست آشکار شدن آنها برنامه های سازمان و اعضای آن را به مخاطره بیفکند.
ششم: روابط با سهامداران
چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید احراز اطمینان کند که روابط با سهامداران کلیدی به نحوی مناسب آشکار هستند، و براساس بهترین منافع کلیه اعضای اتحادیه ها آغاز شده اند. برای رسیدن به چنین هدفی، راهکارهای زیر موجودند:
الف: اعضای هیئت مدیره باید از جزئیات کلیه روابط با سهامداران آگاهی کامل داشته باشند. حال می خواهد این روابط از طریق قانونی، و یا از طریق توافقنامه های دوجانبه همکاری انجام شده باشد. این آگاهی شامل شرایط و ملزومات توافقنامه ها، کانال های ارتباطی، و وقت شناسی در مواقع لازم می شود.
ب: در صورتی که توافقنامه رسمی با سهامداران وجود نداشته باشد، چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید یک طبقه بندی از سهامداران کلیدی و کانال های مناسب برای ارتباط با آنها ایجاد نماید، و آن را در دسترس اعضای هیئت مدیره و مسئولان اجرایی کلیدی قرار دهد.
پ: اعضای هیئت مدیره باید بر رؤسای اجرایی و روابط مورد اشاره، نظارت مناسب داشته باشند و یا یک کمیته ویژه تعیین کنند تا این کار را انجام دهد.
ج: تصمیم سازان باید موقعیت های همکاری با سازمان ها و اشخاص، و در عین حال منافع و کلیه هزینه های آن برای اتحادیه ها را، مدنظر قرار دهند.
د: برای مشارکت در یک ائتلاف از جمله هر نوع محدودیتی در تعهدات مالی، نقش اعضای حرفه ای، ملزومات گزارشی، و تعیین سخنگو یا سخنگویان برای پویش (کمپین)، باید قوانین پایه موجود باشند.
ن: هر رابطه ای با مقامات دولتی و به ویژه در زمینه پشتیبانی، باید آشکار و شفاف باشد. چهارچوب حاکمیت شرکتی اتحادیه های تجاری باید احراز اطمینان کند، که ضرورت دارد که سازمان در تعاملات با دولت و ادارت آن، بی طرف باقی بماند.
ه: اتحادیه ها در هنگام کار با سازمان های کمک کننده مالی ملی و بین المللی، باید احراز اطمینان کنند که هر برنامه ای را که اجرا می نمایند، در جهت منافع اعضایشان است.
هفتم: احراز اطمینان از چهارچوب اصولی برای اداره اتحادیه های تجاری
حاکمیت شرکتی مؤثر بر مبنای چهارچوبی اصولی قرار می گیرد که شفاف سازی، عدالت، و مسئولیت در دو بخش خصوصی و دولتی را ترویج می کند، و با حاکمیت قانون مطابقت دارد. شرایط زیر از ملزومات چنین حاکمیت شرکتی ای هستند.
الف: ملزومات قانونی و تنظیمی که در موارد حقوقی بر عملکرد حاکمیت شرکتی اتحادیه ها اثر می گذارد، باید با حاکمیت قانون و شفافیت مطابقت داشته، و قابل اجرا باشند.
ب: ملزومات قانونی و تنظیمی باید سبب روند تصمیم سازی شفاف و دمکراتیک در اتحادیه ها شود، و از چنین روندی پشتیبانی کند.
فدراسیون اتاق های بازرگانی جهان (دبلیو سی اف/WCF)
مرکز بین المللی تجارت خصوصی
